急死した院長の病院を遺族が閉院・廃院するための手続き【一覧|体験談】

 

病院を閉院する…って、一体何をやったらよいのかわかりませんよね。

 

とくに院長が急逝して残された遺族にとっては、「病院を閉院することになったけど…」「そもそも何から始めたらよいのだろう」…と、途方に暮れてしまいます。

 

 

しろたぬ
しろたぬ

この記事をかいてる私は歯科医師です。

 

遠方で歯科医院を開業する父が急死して、迷った結果、病院を閉院・廃業することにしました。

 

いまは落ち着きましたが、正直ほんとうに苦労しました。

 

 

そこでこの記事では、

 

・急死した院長の病院を遺族が閉院・廃院にために必要な手続き

・病院を閉院・廃業の手続きで気をつけること

 

…を実際の体験談をベースに解説します。

 

この記事を読むと、病院を閉院するまでに何をすべきか…がわかります。

 

文末にチェックシートを添付しておきますので、

 

・閉院で損をしたくない

・手続きを効率的にスムーズに進めたい…

・手続きって、遺族がやらなきゃダメなの?

・何から始めたらよいのかわからずに困っている

 

…という方はもちろん、「将来的に閉院を考えている先生」…もぜひご覧ください。

 

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もくじ

 

いつもは Twitter(ありがたいことに1万人以上の方にフォローしてもらっています!)で医療と介護の情報を発信しています。

 

記事の信頼性につながると嬉しいです。

 

 

・この内容は個人事業の歯科医院の廃止の話です。医療法人ではありません。

・リアルな体験談をまじえて具体的に書いていますが、地域などで差がある可能性があります。

・歯医者だけでなく医者の皆さんにとっても共通することは多いです。(医院廃止の場合も追記しています)

 

急死した院長の病院を遺族が閉院・廃院する手続き【一覧】

 

閉院するための手続きの一覧はつぎの通りです。

 

「行政」・「所属団体」・「ひと」・「取引先」の4つに分けて考えるとスムーズです。

 

「行政」に関する閉院手続き

 

提出先提出書類提出期日提出方法
保健所病院開設者死亡届死亡から10日以内窓口
病院廃止届閉院から10日以内窓口
診療用X線装置設備廃止届閉院から10日以内窓口
厚生局保険医登録抹消届出書速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医療機関廃止届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医死亡届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医療機関指定通知書の紛失届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
ハローワーク 雇用保険適用事業所廃止届閉院から10日以内窓口or 電子申請
雇用保険資格喪失届閉院から10日以内窓口or 電子申請
雇用保険被保険者離職証明書閉院から10日以内窓口or 電子申請
 年金事務所健康保険・厚生年金保険適用事業所全喪届閉院から5日以内窓口 or 郵送 or 電子申請
税務署 個人事業の開業・廃止等届出書閉院から1ヶ月以内窓口 or 郵送
給与支払事務所等の廃止届出書閉院から1ヶ月以内窓口 or 郵送
所得税の青色申告の取りやめ届出書翌年3月15日まで窓口 or 郵送
 税事務所事業廃止届書速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
労働基準監督署確定保険料申告書閉院から50日以内窓口

 

※ 医師の場合は「麻薬取扱者業務廃止届」を15日以内に保健所に提出します。

 

 

このよう一言で行政と言っても、提出先は様々です。

 

保健所、厚生局、ハローワーク、年金事務所、税務署、税事務所、(税務署と税事務所は違います)、労働基準監督署…。

 

かなりの数を回らなければいけません。

 

すべて、病院の所在地に対応する管轄の機関が対応してくれます。(例えば、〜市保健所・〜区保健所、関東信越厚生局・東北厚生局…)

 

書式をダウンロードできることが多いですが、その提出先は基本的に窓口です。

 

営業時間が平日のみで休日休みのところばかりなので、時間を作る必要があります。

 

「所属団体」に関する閉院手続き

 

連絡先提出書類連絡期日連絡方法
歯科医師会なし(国・都道府県・市町村)任意電話 or 窓口
保険医協会なし任意電話 or 窓口
全国歯科医師国保組合資格喪失届、保険証返納速やかに窓口 or 郵送
 同窓会なし任意電話 or FAX
 学会退会届任意学会による

 

※ 加入している場合に限ります。(医師の場合は「医師国民保険組合」)

 

 

所属団体にも連絡する必要があります。

 

葬儀の手伝い、周囲への周知だけでなく、遺族への弔問金がある場合もあります。

 

生前お世話になった意味もこめて、連絡するようにしましょう。

 

連絡は基本電話でOKですが、団体によっては死亡診断書の FAX が欲しいというところもありました。

 

「人」に関する閉院手続き

 

連絡先必要事項連絡期日連絡方法
スタッフ(従業員・職員)雇用保険被保険者離職票速やかに直接 or 郵送
雇用保険被保険者証
源泉徴収票
患者さん閉院の連絡速やかに電話 or 窓口 or 郵送
必要に応じて紹介状

 

「ひと」への対応は忘れてはいけません。

 

スタッフ(歯科衛生士・歯科助手)

 

急死によって病院が閉院する場合、スタッフ(歯科衛生士・歯科助手さん)は会社都合での解雇扱いになります。

 

いつまで給料を出すのか、いつまで働いてもらうのか…などを決めなくてはいけません。

 

退職金に関してはトラブルになりやすいので、丁寧に説明することが重要です。

 

会社都合での退職では、失業保険は7日後から支給されます。(※ 説明会や手続きに時間を要するため口座への入金は1ヶ月後)

 

患者さん

 

患者さんへの対応も重要です。理由を添えて、お知らせしましょう。

 

特に、「今まで来てくれた患者さんへの周知」「治療中の患者さんへの対応」「治療が必要な方への紹介状」はしっかり行うことが大切です。

 

また治療費に関しても、「未払いの治療費がある」「支払っているのに治療が終わっていない」などはトラブルになりやすいのでしっかり整理しておく必要があります。

 

「取引先」関係での閉院手続き

 

連絡先必要事項連絡方法
国民保険団体連合会開設者死亡による診療報酬受領手続き電話 or メール
社会保険診療報酬支払基金開設者死亡による診療報酬受領手続き電話 or メール
ディラー(材料屋さん)取引状況・請求書の確認電話 or メール
リース会社取引状況・請求書の確認電話 or メール
技工所なし(金属の回収)電話 or メール
テナントの不動産屋解約手続き電話 or メール
公共料金電気・水道・ガスの停止 解約手続き電話 or 郵送
その他駐車場・クリーニング・医療廃棄業者
・インターネット・レセコン業者
・警備会社・NTT・NHK…
電話 or メール

 

※ 医院の場合は調剤薬局さんへのお知らせもあります。

 

取引先との取引も廃止しなければいけません。

 

定期的に費用が発生したり、後から高額の請求が来る可能性があるので、早めに確認が大切です。

 

とはいえ、急死の場合はどこと取引していたかを全て把握することは難しいです。

 

こんな時はスタッフさんに聞く…が一番効果的です。

 

「定期的に取引していた業者はありますか」と聞くと、意外な業者が浮かび上がったりします。

 

実際に、新聞や浄水器などの細かい請求があり、ベテランのスタッフさんにかなり助けられました。

 

書類の提出期日を守らないとどうなる?

 

行政の提出書類には期限があるものがあります。

 

「速やかに」というざっくりしたものから、「10日以内」といったように明確に期限が区切られているものもあります。

 

とはいえ、葬式や残務に忙しく、提出期限が過ぎてしまう場合があります。

 

期限が過ぎてしまうと何が起こるのでしょうか?

 

結論、なにも起こりません。

 

関係各所に確認しましたが、「期限は決まっているが罰則はない」とのことでした。

 

ですが、

 

・支払われるものが遅くなる

・余計な費用がかかる

・相続の手続が遅れる

 

…といった可能性が考えられるので、あえて遅延させるメリットがありません。

 

病院を閉院・廃業の手続きで気をつけること

口座は凍結される

 

院長が急逝した場合、口座は凍結されます。

 

そのため、現金の引き出し・引き落とし…などができなくなるので注意が必要です。

 

私の父の場合は、死亡から2日後に凍結されました。

 

相続が終わるまで口座内の現金は使用できないため、業者からの請求を払えなくなる可能性があります。

 

閉院の手続きは遺族がやるの?

 

院長が急死した場合、閉院手続きは基本的に遺族がおこないます。

 

遺族がやらないと、退院の処理が進みません。

 

契約の延滞料金がかかったり、早く負債を決めないと相続手続きに進まない…といった現実もあります。

 

そのため、遺族が閉院の手続きを進めることになります。

 

遺族が誰もいない場合や協力が得られない場合は、顧問の税理士や歯科医師会がおこなうことになるようです。

 

時間と労力は思った以上にかかる

 

閉院手続きは書類が膨大なだけでなく関係各所への連絡など、相当多忙を極めます。

 

さらにお葬式や相続なども考えなければならないので、心労は半端ないです。突然の訃報に悲しんでいる暇すらありません。

 

多分、想像の5倍はきついです。この間の記憶はあまりありません。

 

兄弟二人で閉院手続きを始めて、「やっと落ち着いたかも」と思えるまで大体2ヶ月ほどかかりました。

 

その2ヶ月の間、閉院手続きに関して毎日何かしらの作業はしていました。税理士や社労士さんにかなり手助けしてもらって、この結果です。

 

二人だけでやったら3〜4ヶ月…もっとかかったかもしれません。

 

近くにいるならまだしも、遠方に住んでいたり仕事をやっているとさらにキツイです。

 

自分に合った税理士を探すなら >> 税理士ドットコム

 

飛ばしすぎず、心身を壊さないように行っていくことがポイントです。

 

閉院の手続きのコツは「周りの力を借りる」

 

少しでも閉院手続きの負担を減らすためには、周りの力を借りることが重要です。

 

兄弟・親族で役割りを分担する

 

信頼できる兄弟・親族がいる場合は分担して行うことがおすすめです。

 

関係各所への連絡は一つ一つに時間がかかるので、分担するだけで大幅に効率化できます。

 

病院を閉院する手続きはかなりプライベートに踏み込んだ手続きになります。

 

手続き期間の間はどうしてもピリピリするので、仲が悪くならないように気をつけてください。

 

手続きを代行してくれる税理士・社労士さん…は神

 

閉院の手続きでは税理士と社労士さんは…神でした。

 

私は遠方に住んでいたため、毎週地元に帰って手続きをしていました。

 

それでも仕事をこなしながらなので平日の昼間はあまり動くことが出来ません。

 

そのため、

 

・税務署絡みは税理士さん

・雇用関係の手続は社労士(社会保険労務士)さん

 

…にお任せしてなんとかスムーズに進めることができました。

 

一括で任せることもできる(個人的に調べたところでは20万〜40万円)ですが、私の場合はスポット(1案件5,000円〜)で手伝ってもらいました。

 

請求先に電話してくれたり、そのまま相続も任せられたりするので、「手続きに不安がある」「遠方に体がもたなそう」…という人は一度聞いてみることを強くオススメします。

 

相見積もり、大事

 

いま現在、契約している税理士や社労士があってもかならず「相見積もり」をとるようにしてださい。

 

閉院手続きが専門外の場合や、一度キリだから…と足元を見られてぼったくられる可能性もあります。

 

実際、見積もりをとってみたら、料金が2倍も違いました。

 

実際に私が見積もりを依頼したサイトはこちら ▼

 

30秒で無料検索 >> 税理士ドットコム

 

閉院は一度キリの作業です。無駄な出費をおさえるためにも必ず「相見積もり」をとるようにしてださい。

 

閉院するための手順・流れも大事

 

病院の閉院手続きでは提出書類・提出先・期日の他に、

 

・必要な持ち物

・滞在時間

・手続きに回る順番

 

を確認しておくことが効率よく進めるためには大事です。

 

例えば、

 

・事前に死亡診断書をもらっておく

・保健所では戸籍謄本の原本が必要で、空いていれば15分ほどで終わる。

・行く前には所轄の行政機関に事前に連絡し、担当者名を聞いておいた方がよい。

 

…といった感じです。

 

noteで実体験を紹介しています

 

実際の手続きの詳しい流れはnoteに書いています。閉院の手続きをスムーズに進めたい…という本気度の高い人向けです。

 

実体験を元に実践的な知識を超具体的につめこんだので、今回は有料noteにさせていただきます。

 

リリース価格は420円です。(返金保証あり)

 

スタバのフラペチーノを1回ガマンして、内容を知りたい人だけ課金をお願いします。

 

noteを読むと、もらえるはずのお金をもらえなかった・解約し忘れて支払い続ける…といったリスクを減らせるので、最低でも数万円は節約できるはずです。

 

・まずは身内だけでやりたい

・税理士さんとの両輪で進めたい

・閉院手続の詳しい内容をしりたい

 

…というような方はぜひご覧ください。

 

需要があれば、追記とアップデートを加えつつ値上げする予定です。

 

 

 

まとめ:遺族による病院の閉院手続き【チェックリスト】

紹介してきたように、病院を閉院・廃業するためには多くの手続きが必要です。

 

そしてシンプルに、「時間」と「労力」がかかります。

 

院長の急死により突然閉院することになると、

 

どこから手を付ければ…

何をしたらよいかわからない

なるべく早く終わらせたいけど…

他にもやることが多くて頭が回らない

 

…と、途方に暮れてしまう人も多いはずです。

 

ですが、ひとつひとつ進めれば必ず閉院することができます。

 

最後に、紹介してきた項目をすべてチェックリストにしました。

 

このチェックリストを使えば、しっかりとスムーズに「閉院」することができます。

 

ぜひ活用してみてください。

 

✔︎ 「行政」に関する閉院手続き チェックリスト

提出先提出書類提出期日提出方法✔︎
管轄の保健所病院開設者死亡届死亡から10日以内窓口
病院廃止届閉院から10日以内窓口
診療用X線装置設備廃止届閉院から10日以内窓口
厚生局保険医登録抹消届出書速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医療機関廃止届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医死亡届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
保険医療機関指定通知書の紛失届速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
 
ハローワーク

雇用保険適用事業所廃止届閉院から10日以内窓口or 電子申請
雇用保険資格喪失届閉院から10日以内窓口or 電子申請
雇用保険被保険者離職証明書閉院から10日以内窓口or 電子申請
 年金事務所健康保険・厚生年金保険適用事業所全喪届閉院から5日以内窓口 or 郵送 or 電子申請
税務署 個人事業の開業・廃止等届出書閉院から1ヶ月以内窓口 or 郵送
給与支払事務所等の廃止届出書閉院から1ヶ月以内窓口 or 郵送
所得税の青色申告の取りやめ届出書翌年3月15日まで窓口 or 郵送
 税事務所事業廃止届書速やかに(期限なし)窓口 or 郵送
労働基準監督署確定保険料申告書閉院から50日以内窓口

※ 医師の場合は「麻薬取扱者業務廃止届」を15日以内に保健所に提出

 

 

✔︎「所属団体」に関する閉院手続き チェックリスト

連絡先提出書類連絡期日連絡方法✔︎
歯科医師会なし(国・都道府県・市町村)任意電話 or 窓口
保険医協会なし任意電話 or 窓口
全国歯科医師国保組合資格喪失届、保険証返納速やかに窓口 or 郵送
 同窓会なし任意電話 or FAX
 学会退会届任意学会による

 

 

✔︎ 「人」に関する閉院手続き チェックリスト

連絡先必要事項連絡期日連絡方法✔︎
スタッフ(従業員・職員)雇用保険被保険者離職票速やかに直接 or 郵送
雇用保険被保険者証
源泉徴収票
患者さん閉院の連絡速やかに電話 or 窓口 or 郵送
必要に応じて紹介状

 

 

✔︎「取引先」関係での閉院手続き チェックリスト

連絡先必要事項連絡方法✔︎
国民保険団体連合会開設者死亡による診療報酬受領手続き電話 or メール
社会保険診療報酬支払基金開設者死亡による診療報酬受領手続き電話 or メール
ディラー(材料屋さん)取引状況・請求書の確認電話 or メール
リース会社取引状況・請求書の確認電話 or メール
技工所なし(金属の回収)電話 or メール
テナントの不動産屋解約手続き電話 or メール
公共料金電気・水道・ガスの停止 解約手続き電話 or 郵送
その他駐車場・クリーニング・医療廃棄業者・インターネット・レセコン業者・警備・NTT・NHK…電話 or メール